SIRIO: ecco come gestire i processi di vendita dalla A alla Z

MENDRISIO - Il processo di vendita è complesso: va dall'offerta fino alla vendita della merce (o dei servizi), la consegna al cliente degli articoli e la relativa fatturazione. Per semplificare questi processi e mantenere un costante aggiornamento sulle procedure dei singoli ordini, Sirio ha sviluppato uno specifico software gestionale.

I documenti previsti nella Gestione ordini sono: offerta, conferma d’ordine, ordine cliente, cartella di lavoro, bollettino di consegna, fattura, note di credito e ordine al fornitore. A piacimento, l’utente può scegliere se creare una fattura senza necessariamente aver creato i documenti precedenti: questa libertà di scelta è stata pensata per adattare il software alle diverse esigenze aziendali.

Ogni fase comporta la creazione di un documento, come un ordine cliente o una fattura di vendita. Sirio sposta e gestisce tutte le informazioni da un documento al successivo in un flusso continuo.

Durante la creazione di un documento Sirio monitora costantemente lo stato del cliente e tramite un semaforo, in modo discreto, espone lo stato di solvibilità del cliente.

Per ogni cliente è possibile immettere anche un limite di credito che consente a Sirio di avvisare gli utenti e di intraprendere le azioni appropriate, fino al blocco dell’emissione di nuovi documenti (funzionalità impostabile anche indipendentemente dal limite di credito).

Il passaggio da un documento al successivo avviene in maniera automatica attraverso una procedura guidata che trasporta tutte, o alcune, voci del documento da trasformare in quello di destinazione il quale sarà, comunque, sempre modificabile.

Il documento di offerta può essere trasformato nel documento successivo, ovvero la conferma, oppure direttamente in fattura. La fattura può essere emessa con PVR (polizza di versamento elettronica) annessa e prevedere pagamenti rateali.

È possibile impostare un termine di pagamento di default, oppure gestire le particolarità direttamente sul singolo cliente.

In tutti i documenti della Gestione ordini è possibile attribuire diversi indirizzi di fornitura, depositi e più partner collegati nel processo di vendita.

Le informazioni attribuibili a un documento di vendita sono numerose. Per esempio, è possibile indicare il consulente che si è occupato della trattativa e della conseguente fatturazione, così come specificare la modalità di spedizione e di consegna della merce.

Per ogni vendita si possono definire uno o più consulenti che si sono occupati dell’affare indicando le provvigioni spettanti - come importo o percentuale - sul totale della fattura. Le provvigioni si possono versare sia sul fatturato che sull’incassato.

Il gestionale Sirio garantisce anche il controllo della disponibilità di merce in magazzino sui documenti di conferma d’ordine, la prenotazione degli articoli inseriti negli stessi e la creazione in automatico degli ordini al fornitore.

Le giacenze di magazzino sono sempre aggiornate: ogni bollettino di consegna che contiene articoli di magazzino genera infatti in automatico uno scarico dello stesso per la quantità indicata nel documento. L’articolo viene così movimentato aggiornando in tempo reale la sua disponibilità.

Oltre all’inserimento nei documenti di articoli di magazzino, il modulo permette ovviamente anche l’immissione manuale di articoli generici che non prevedono stoccaggio, prestazioni, e anche di articoli tramite la lettura del codice a barre.

Uno strumento molto importante che offre il modulo di Sirio è la cronologia degli articoli per cliente precedentemente venduti: dall’offerta fino alla fattura e nota di credito. Così, chi inserisce nel sistema un nuovo documento, ha immediatamente la visione in ordine cronologico degli articoli venduti in precedenza a quel dato cliente.

Allo scopo di agevolare l’immissione dei documenti, nella finestra sono presenti diversi pulsanti funzionali per la duplicazione dell’intero documento e per la copia degli articoli indicati nelle offerte.

Dopo aver redatto la fattura è possibile stamparla più volte ed eventualmente apportare delle modifiche. Successivamente la fattura viene contabilizzata e in automatico questa operazione genera le scritture contabili nel partitario debitori e nella contabilità finanziaria. Una volta contabilizzata, la fattura viene trasferita nella sezione delle fatture chiuse, in modo da poterla eventualmente ristampare in futuro.

I documenti possono anche essere posti in attesa, ovvero ‘parcheggiati’ fin tanto che non vengano trasformati in un documento successivo. In questo modo essi non compaiono più nella lista dei documenti aperti finché il loro stato non verrà modificato.

Per determinati clienti è pure possibile inserire dei pro-memoria allo scopo di annotare delle informazioni utili che verranno visualizzate al momento della creazione di un documento della gestione ordini.

Per analisi dettagliate del venduto e degli articoli acquistati, il modulo è in grado di generare statistiche riassuntive per clienti, fornitori e per articolo di magazzino.

Nel modulo sono inclusi diversi report che indicano lo stato dei documenti aperti, in attesa e chiusi (per esempio, la lista di offerte ancora aperte, utile per sollecitare i clienti), come pure statistiche su fatture analitiche per articoli di magazzino venduti per singolo cliente, e statistiche su conferme d’ordine, con e senza evoluzione dello stock di magazzino.

La gestione Ordini di Sirio è stata sviluppata per svariate tipologie particolari di vendita come per la grande distribuzione (il modulo prevede di importare e gestire ordinazioni tramite il sistema EDI Electronic Data Interchange e, per esempio, tramite apposite interfacce collegate alle bilance di gestire automaticamente la pesatura della merce da inviare all’ordine), per la vendita delle bibite (gestione dei resi), per le panetterie (fatturazione periodica attraverso registrazioni giornaliere di fornitura), per la vendita di vini e alcolici (gestione cantina con movimentazione, imbottigliamento, perdite e ritorni), e molto altro.